Como migrar o sistema da escola de dança

Uma migração de sistema começa com uma cópia dos dados atuais e uma lista do que precisa continuar funcionando. Antes de importar a escola inteira, teste um grupo pequeno e confira cadastros, vínculos e pagamentos.

Você não precisa resolver cada dado antigo no mesmo dia. O importante é separar o que está confirmado do que ainda precisa de revisão, sem perder a origem da informação.

Faça um inventário antes de exportar

• Alunos ativos, inativos e respectivos responsáveis.
• Turmas, professores, horários e matrículas.
• Cobranças, pagamentos e acordos em aberto.
• Históricos e documentos que precisam permanecer acessíveis.
• Usuários da equipe e permissões necessárias.

Baixe o checklist de migração. Para cada conjunto, anote de onde saiu o arquivo, quem vai conferir e qual resultado você espera encontrar.

Guarde o original e trabalhe em uma cópia

Não substitua o arquivo exportado pela versão corrigida. Guarde ambos com data e mantenha uma lista das alterações. Se uma informação ficar diferente depois da importação, você conseguirá consultar a origem.

Evite mandar cadastros completos em grupos ou canais abertos. Combine com o fornecedor o meio adequado para a transferência e limite o acesso às pessoas que participam da conferência.

Não una pessoas por nome parecido

Duas pessoas podem ter o mesmo nome, e um responsável pode usar o mesmo telefone para mais de um dependente. Confira os vínculos com outras referências disponíveis. Se continuar em dúvida, deixe o caso pendente.

Preservar dois registros para revisar depois é melhor do que apagar o contexto de um aluno por uma associação presumida.

Teste situações diferentes

1. Um responsável com dois dependentes.
2. Um aluno em duas modalidades.
3. Uma matrícula inativa com histórico.
4. Uma cobrança parcialmente paga.
5. Uma turma com horário e professor definidos.

Confira se esses casos chegam corretamente e se a equipe consegue consultá-los. Uma importação sem erro na tela não prova que os vínculos e valores estão certos.

Separe histórico de cobrança nova

Combine o tratamento das pendências antigas antes de começar a emitir cobranças no novo sistema. Um valor já recebido não pode reaparecer como cobrança nova por falta de conferência. Também não é correto marcar como quitado o que ainda não foi confirmado.

Defina uma data de transição e registre onde a equipe consulta cada período. Não deixe dois controles emitindo a mesma cobrança sem um procedimento explícito.

Ensine as tarefas que serão usadas no primeiro dia

Treine consulta de cadastro, conferência de turma, atendimento financeiro e encaminhamento de dúvidas. Combine quem apoia a equipe durante a entrada em operação e o que fazer se encontrar uma divergência.

Para escolher a ferramenta, use o roteiro de demonstração. Para organizar os processos junto com a mudança, veja o plano de gestão em quatro semanas.